Schimbarea administratorului: ce verifică cenzorul la predarea gestiunii

Schimbarea administratorului este momentul cel mai vulnerabil din viața financiară a unei asociații de proprietari. Tot ce nu se lămurește la predare devine, peste câteva luni, o discuție fără capăt: „nu mi s-a dat", „era deja așa", „am preluat cu diferență". Iar diferențele nelămurite rămân, în final, ale asociației — adică ale proprietarilor.

Cenzorul este singura persoană din asociație care nu este parte la predare. Nu predă și nu primește. Tocmai de aceea prezența și verificarea lui fac dintr-un schimb de dosare un act cu valoare de constatare. Mai jos sunt pașii prin care cenzorul verifică predarea gestiunii și ce trebuie să conțină constatările lui.

De ce contează cenzorul la predare

Administratorul care pleacă are interesul să încheie cât mai repede. Administratorul care vine are interesul să nu preia probleme ale altcuiva. Ambele interese sunt legitime, dar niciunul nu coincide neapărat cu interesul asociației, care are nevoie de o situație exactă a banilor, a datoriilor și a documentelor la data schimbului.

Cenzorul verifică, pe aceleași documente, ce se predă și ce ar trebui să existe. Constatările lui, consemnate în scris, devin punctul de plecare pentru noul administrator și, la nevoie, dovada pentru orice discuție ulterioară cu cel care a plecat.

Înainte de predare: data de referință

Primul lucru pe care îl stabilește cenzorul, împreună cu comitetul executiv, este data de referință: ziua la care se „îngheață" situația. Toate soldurile — bancă, casă, fonduri, restanțe pe apartamente — se raportează la aceeași dată. O predare în care soldul băncii este la o dată, iar restanțele la alta, nu poate fi verificată, pentru că cifrele nu au cum să se potrivească între ele.

De regulă, data de referință este sfârșitul unei luni pentru care lista de plată a fost închisă. Așa, ultima listă a vechiului administrator și prima listă a noului administrator se leagă fără suprapuneri.

Ce verifică cenzorul la predarea gestiunii

Banii din cont

Soldul fiecărui cont bancar al asociației, la data de referință, se confirmă cu extrasul de cont. Cenzorul verifică și cine are drept de semnătură sau acces la internet banking, pentru că predarea nu e completă cât timp vechiul administrator mai poate face plăți.

Banii din casă

Dacă asociația are casierie, numerarul se numără efectiv, în prezența ambilor administratori, și se compară cu soldul din registrul de casă. Cum se verifică o casierie, în detaliu, am descris în articolul despre verificarea casieriei asociației.

Fondurile asociației

Fondul de rulment, fondul de reparații, fondul de penalități și eventualele fonduri speciale se predau cu soldul fiecăruia și cu evidența pe apartamente, acolo unde există. Cenzorul verifică dacă suma fondurilor se regăsește în bani reali — în cont sau în casă — și nu doar în evidență. Regulile de verificare a fondului de rulment sunt detaliate în articolul despre fondul de rulment.

Restanțele pe apartamente

Aceasta este partea cea mai sensibilă. Restanța fiecărui apartament trebuie să poată fi descompusă pe luni, iar suma restanțelor tuturor apartamentelor trebuie să fie egală cu restanța totală din evidență. Când nu este, diferența nu dispare la predare: o preia noul administrator, fără să știe de unde vine.

Datoriile către furnizori

Facturile primite și neplătite la data de referință se listează, pe furnizori, cu scadența fiecăreia. Cenzorul confruntă lista cu situațiile furnizorilor acolo unde e posibil, pentru că o factură omisă la predare apare de obicei câteva luni mai târziu, cu penalități.

Documentele și contractele

Se predau registrele, listele de plată, contractele active, procesele-verbale ale adunărilor generale, documentația tehnică și inventarul bunurilor. Cenzorul nu verifică fiecare hârtie, dar urmărește ca lista din procesul-verbal să corespundă cu ce s-a predat efectiv.

Accesul la conturi și servicii

Parolele pentru internet banking, Spațiul Privat Virtual ANAF, emailul asociației, portalurile furnizorilor de utilități sau programul de administrare trebuie predate și, imediat după predare, schimbate. Un acces care rămâne la cel care a plecat este un risc, chiar și atunci când relația s-a încheiat amiabil.

Egalitățile care trebuie să iasă la data de referință

• sold bancă + sold casă = disponibilitățile din evidența asociației, la aceeași dată, cu fiecare poziție explicată (fonduri, avansuri încasate, sume de plătit furnizorilor);
• suma restanțelor pe apartamente = restanța totală din evidență;
• soldul fiecărui fond = soldul inițial + constituiri − utilizări, pe perioada administrată de cel care pleacă;
• soldul din extras = soldul din evidența contului, la aceeași dată.

Când o egalitate nu iese, cenzorul nu o forțează. Consemnează diferența, cu suma exactă și cu explicația dată de vechiul administrator, dacă există una.

Cum se consemnează constatările

Predarea se face pe un proces-verbal de predare-primire, semnat de administratorul care pleacă și de cel care vine. Cenzorul își consemnează constatările fie în același document, fie într-un proces-verbal separat, care trimite la primul. Ce trebuie să conțină un proces-verbal de cenzor, în general, este descris în articolul despre procesul-verbal al cenzorului.

Important este ca documentul să cuprindă: data de referință, soldurile constatate, diferențele găsite, explicațiile primite și documentele lipsă. Lista documentelor lipsă devine planul de recuperare al noului administrator și punctul de pornire al primei verificări după preluare.

Dacă predarea nu se face

Uneori administratorul care pleacă refuză sau amână predarea. În acest caz, cenzorul nu are cum să constate ce nu i se arată, dar poate constata refuzul. Cererile scrise de predare, termenele acordate și lipsa de răspuns se consemnează și se prezintă adunării generale, care decide pașii următori, inclusiv, după caz, consultarea unui jurist. Fără aceste dovezi, discuția rămâne la nivel de declarații.

Primele luni după preluare

Verificarea de la predare nu încheie rolul cenzorului. Prima verificare trimestrială după schimbare este cea mai importantă: arată dacă soldurile preluate au fost corect introduse în evidența noului administrator și dacă diferențele constatate la predare au fost lămurite sau doar mutate mai departe. O colaborare bună între cenzor și noul administrator, descrisă în articolul despre colaborarea cenzor–administrator, scurtează mult această etapă.

Întrebări frecvente

Este obligatorie prezența cenzorului la predarea gestiunii? Prezența lui este recomandată, pentru că este singura parte care nu predă și nu primește. Modul concret în care participă se stabilește prin hotărârea adunării generale sau a comitetului executiv care organizează schimbarea.

Ce se întâmplă cu diferențele găsite la predare? Se consemnează, cu suma și explicația primită. Noul administrator preia evidența cu aceste diferențe menționate, iar lămurirea lor se urmărește la verificările următoare și, la nevoie, în adunarea generală.

Cine schimbă parolele conturilor asociației după predare? Noul administrator, împreună cu președintele, imediat după semnarea procesului-verbal. Cenzorul verifică doar că schimbarea s-a făcut și că vechiul administrator nu mai are acces.

Poate noul administrator să refuze preluarea cu diferențe? Poate cere ca diferențele să fie consemnate exact, ceea ce îl protejează. Refuzul de a prelua nu rezolvă problema asociației; consemnarea corectă, da.

Cât durează verificarea cenzorului la predare? Depinde de starea evidențelor. Când documentele sunt la zi, câteva zile; când trebuie reconstituite solduri și restanțe, mai mult. Termenul se stabilește odată cu data de referință.

---

VoSmart prestează exclusiv cenzorat: verificarea independentă a activității financiar-contabile a asociațiilor de proprietari, inclusiv la schimbarea administratorului, cu sprijinul inteligenței artificiale pentru confruntarea soldurilor și a evidențelor.

Partea administratorului — ce se predă, pe ce document și cum arată primele luni după preluare — este descrisă în ghidul DecoImob despre predarea-primirea administrării și în cel despre cum schimbi administratorul blocului. DecoImob este o firmă separată de administrare imobile; cenzorul verifică administratorul, deci nu pot fi aceeași firmă.

Pentru parolele asociației — bancă, SPV ANAF, email — care trebuie predate și schimbate la fiecare schimbare de administrator, un manager de parole criptate precum SpokPass păstrează accesul la asociație, nu la o persoană. Facturarea și e-Factura ANAF sunt acoperite de SpokInvoice, cu cont gratuit de testare, fără card. VoSmart face parte din ecosistemul SpokApp.