Cum verifică cenzorul facturile și plățile către furnizori: model de fișă de control

Cum verifică cenzorul facturile și plățile: răspuns pe scurt

Cenzorul unei asociații de proprietari verifică facturile și plățile urmărind fiecare cheltuială pe tot traseul ei: contract, factură, aprobare, plată, înregistrare și reflectare în lista de întreținere. Dacă un singur pas lipsește sau nu se potrivește cu ceilalți, cenzorul îl consemnează ca neconformitate în procesul-verbal și în raport. Modelul de fișă de mai jos este orientativ și îl poți adapta regulilor interne ale asociației.

Pentru cenzorat asociații, acest control este cel mai concret mod de a proteja banii proprietarilor. VoSmart, firmă de cenzorat din București care lucrează cu asociații din toată România, folosește același traseu pentru fiecare plată verificată.

De ce contează controlul facturilor și al plăților

Cea mai mare parte din banii unei asociații pleacă prin plăți către furnizori: energie, apă, gaze, salubritate, lift, curățenie, reparații. Aici apar și cele mai multe probleme: facturi plătite de două ori, plăți fără contract, sume diferite de cele din factură sau cheltuieli trecute în lista de întreținere fără document.

Un cenzor de asociație nu administrează banii și nu semnează plăți. El verifică, independent, dacă ceea ce a făcut administratorul se sprijină pe documente. Metoda este aceeași pe care o descriem în verificarea listelor de întreținere, dar privită din partea furnizorilor.

Traseul unei cheltuieli: cele 6 verigi

Pentru fiecare plată din perioada verificată, cenzorul parcurge, în ordine:

1. Contractul sau comanda – există un temei pentru cheltuială și este semnat de persoana autorizată?
2. Factura – datele furnizorului, datele asociației, suma, data, descrierea serviciului.
3. Aprobarea – cheltuiala se încadrează în bugetul aprobat sau există o decizie a organului competent.
4. Recepția – serviciul sau lucrarea a fost prestat(ă) efectiv (proces-verbal de recepție, deviz, foaie de pontaj).
5. Plata – suma de pe extrasul de cont sau din registrul de casă coincide cu factura, iar beneficiarul este cel corect.
6. Înregistrarea – cheltuiala apare o singură dată în evidență și în lista de întreținere, pe perioada corectă.

O verigă lipsă nu înseamnă automat o fraudă, dar este un punct pe care cenzorul trebuie să îl cerceteze și să îl consemneze.

Model orientativ de fișă de verificare a facturilor și plăților

Antet: Asociația ______ · Perioada verificată ______ · Cenzor ______ · Data controlului ______ · Persoane prezente ______

A. Contracte și furnizori

• [ ] Fiecare furnizor recurent are contract în vigoare, semnat
• [ ] Prețurile din contract se regăsesc în facturi
• [ ] Contractele noi au fost aprobate conform regulilor asociației
• [ ] Nu există furnizori fără contract sau fără decizie de angajare

B. Facturi

• [ ] Factura conține datele furnizorului și ale asociației, corect scrise
• [ ] Seria și numărul sunt unice; nu există duplicate în evidență
• [ ] Suma și cota de TVA sunt corecte (în România, din 1 august 2025, cotele sunt 21% și 11%, după caz)
• [ ] Descrierea serviciului corespunde contractului
• [ ] Factura este pe perioada verificată sau a fost încadrată corect

C. Aprobare și recepție

• [ ] Cheltuiala se încadrează în bugetul aprobat sau are o decizie distinctă
• [ ] Pentru lucrări: există deviz, proces-verbal de recepție sau alt act de predare-primire
• [ ] Pentru servicii recurente: există dovada prestării (de exemplu foi de pontaj la curățenie)

D. Plată

• [ ] Suma plătită coincide cu suma facturii
• [ ] Plata a fost făcută către furnizorul de pe factură, în contul din contract
• [ ] Plățile în numerar au document justificativ și sunt în registrul de casă
• [ ] Nu există plăți duplicate sau avansuri nejustificate

E. Reflectare în evidență

• [ ] Cheltuiala este înregistrată o singură dată
• [ ] Este repartizată în lista de întreținere conform regulilor aprobate
• [ ] Totalul cheltuielilor din listă coincide cu totalul facturilor din perioadă

Concluzia cenzorului: ☐ conform ☐ conform cu observații ☐ neconform. Fiecare „neconform" se trece în procesul-verbal cu documentul-sursă și diferența constatată.

Exemple de neconformități întâlnite în practică

• Factură plătită de două ori – de obicei din cauza unei facturi trimise și pe email, și pe hârtie.
• Plată fără factură – suma apare în extras, dar nu există document justificativ.
• Sumă diferită – factura are 1.250 lei, plata este de 1.520 lei (cifre inversate).
• Cheltuială pe perioada greșită – o factură din luna următoare trecută în lista curentă.
• Furnizor fără contract – lucrări executate „pe încredere", fără deviz.

Exemplele sunt ilustrative și nu provin din cazuri reale. Pentru semnalele care cer mai mult decât o consemnare, vezi ce faci în caz de suspiciuni de nereguli.

Ce faci după control

1. Predă cenzorului lista facturilor și a plăților înainte de control, nu în timpul lui.
2. Răspunde în scris la fiecare neconformitate, cu documentul lipsă sau explicația.
3. Cere cenzorului să includă în raportul de cenzor constatările și răspunsurile primite.
4. Prezintă raportul în adunarea generală, ca proprietarii să vadă situația reală.

Cum ajută AI la acest control

Verificarea manuală a sute de facturi este lentă și predispusă la omisiuni. Cu AI, facturile pot fi citite automat, comparate cu extrasul de cont și cu lista de întreținere, iar diferențele sunt semnalate pentru verificare umană. Decizia rămâne la cenzor: AI selectează, omul confirmă. Detalii despre acest mod de lucru în articolul despre anomaliile financiare detectate cu AI.

Întrebări frecvente

Verifică cenzorul fiecare factură a asociației? Depinde de ce se stabilește în contract și în planul de verificări. Cenzorul poate verifica toate facturile sau un eșantion, dar orice eșantion trebuie declarat în raport, ca proprietarii să știe ce a fost controlat.

Poate cenzorul să aprobe sau să semneze plăți? Nu. Cenzorul verifică independent, după ce plata a fost făcută sau pregătită de administrator. Dacă ar semna plăți, ar verifica propriile decizii și ar pierde independența.

Ce face cenzorul când găsește o factură fără contract? O consemnează ca neconformitate, cere administratorului explicații și documentele lipsă, apoi include situația în procesul-verbal și în raportul pentru adunarea generală.

Este fișa de mai sus obligatorie prin lege? Nu. Este un model orientativ, o practică profesională utilă. Conținutul raportului și obligațiile cenzorului sunt stabilite de Legea 196/2018 și de hotărârile adunării generale, deci le verifici în textul legii.

Cât de des se face controlul facturilor? De regulă, la fiecare control periodic prevăzut în planul de verificări, de pildă trimestrial. Vezi modelul de plan anual de verificări.

Resurse înrudite

Din perspectiva administratorului, SpokAdmin explică cum se verifică facturile furnizorilor înainte de lista de întreținere, iar SpokInvoice arată cum găsești și păstrezi facturile primite prin e-Factura. Pentru facturare online ai SpokInvoice (cont gratuit de testare, fără card). VoSmart face parte din ecosistemul SpokApp. Dacă asociația caută și o firmă de administrare, DecoImob este o firmă separată de administrare imobile; cenzorul verifică administratorul, nu sunt aceeași firmă. Pentru o verificare independentă a gestiunii, vezi serviciile de cenzorat VoSmart.