Ghid interactiv
Ghid de utilizare VoSmart
Tot ce trebuie să știi pentru a folosi platforma de audit online
1🏢↓
Înregistrare și activare cont
Creează-ți contul corporate și activează-l
1. Accesează pagina Corporate din meniu și completează formularul de înregistrare.
2. Vei primi un email de confirmare. Apasă pe linkul de activare.
3. Contul trial îți permite să încarci un dosar de 5 documente gratuit.
4. Pentru mai multe dosare, alege un pachet din secțiunea Pachete.
2. Vei primi un email de confirmare. Apasă pe linkul de activare.
3. Contul trial îți permite să încarci un dosar de 5 documente gratuit.
4. Pentru mai multe dosare, alege un pachet din secțiunea Pachete.
2📁↓
Pregătirea documentelor
Ce documente sunt necesare pentru un dosar complet
Documente obligatorii:
📋 Lista de plată — cheltuielile lunare ale asociației
📝 Explicații listă — detalierea cheltuielilor
📊 Distribuția facturilor — repartizarea pe apartamente
🧾 Facturi furnizori — facturile de utilități și servicii
Documente opționale:
🏦 Extras cont bancar — situația contului curent
📋 Lista de plată — cheltuielile lunare ale asociației
📝 Explicații listă — detalierea cheltuielilor
📊 Distribuția facturilor — repartizarea pe apartamente
🧾 Facturi furnizori — facturile de utilități și servicii
Documente opționale:
🏦 Extras cont bancar — situația contului curent
3⬆️↓
Încărcarea dosarului
Cum trimiți documentele pentru analiză
1. Intră în Dashboard → Documente
2. Selectează perioada (luna și anul) pentru care încarci documentele.
3. Încarcă fiecare document în câmpul corespunzător (PDF sau imagini).
4. Apasă "Trimite dosar la analiză AI".
5. Analiza durează 30-60 secunde. Nu închide pagina!
2. Selectează perioada (luna și anul) pentru care încarci documentele.
3. Încarcă fiecare document în câmpul corespunzător (PDF sau imagini).
4. Apasă "Trimite dosar la analiză AI".
5. Analiza durează 30-60 secunde. Nu închide pagina!
4🤖↓
Analiza AI
Ce verifică inteligența artificială
Sistemul AI analizează automat:
✓ Registrul de casă — sold inițial/final, chitanțe, plafon de casă
✓ Situația bancară — sold cont curent, depozite, furnizori neachitați
✓ Fonduri — rulment, reparații, alte fonduri
✓ Restanțieri — apartamente cu restanțe și sume
✓ Legalitatea cheltuielilor — documente justificative, bonuri cu CUI
✓ Conformitate legală — Legea 196/2018
Scorul de corectitudine (0-100%) reflectă conformitatea documentelor.
✓ Registrul de casă — sold inițial/final, chitanțe, plafon de casă
✓ Situația bancară — sold cont curent, depozite, furnizori neachitați
✓ Fonduri — rulment, reparații, alte fonduri
✓ Restanțieri — apartamente cu restanțe și sume
✓ Legalitatea cheltuielilor — documente justificative, bonuri cu CUI
✓ Conformitate legală — Legea 196/2018
Scorul de corectitudine (0-100%) reflectă conformitatea documentelor.
5📋↓
Raportul de admin
Cum primești și folosești raportul final
1. După analiză, adminul VoSmart revizuiește raportul generat de AI.
2. Adminul poate modifica și completa raportul înainte de publicare.
3. Raportul aprobat apare în secțiunea Rapoarte din dashboard-ul tău.
4. Poți descărca raportul în format text pentru a-l prezenta asociației.
Timp de procesare: de obicei 24-48 ore de la trimiterea dosarului.
2. Adminul poate modifica și completa raportul înainte de publicare.
3. Raportul aprobat apare în secțiunea Rapoarte din dashboard-ul tău.
4. Poți descărca raportul în format text pentru a-l prezenta asociației.
Timp de procesare: de obicei 24-48 ore de la trimiterea dosarului.
7🔒↓
Confidențialitate și GDPR
Cum sunt prelucrate și protejate datele tale
Operator de date: Vosmart Cenzorat, office@vosmart.ro
Ce date colectăm:
• Datele de identificare ale administratorului (nume, email, telefon, CUI asociație)
• Documentele financiare încărcate (liste de plată, facturi, extrase bancare)
• Date tehnice de utilizare (IP, browser, sesiuni de acces)
Temeiul legal:
Prelucrarea se bazează pe executarea contractului (Art. 6(1)(b) GDPR) și interesul legitim (Art. 6(1)(f) GDPR) pentru îmbunătățirea serviciilor.
Durata stocării:
Datele financiare sunt păstrate 5 ani conform obligațiilor legale contabile (Legea 82/1991). Pe durata acestui termen, dreptul la ștergere nu poate fi exercitat față de datele cu relevanță juridică.
Utilizarea datelor pentru AI:
VoSmart poate utiliza datele în formă strict anonimizată și agregată pentru antrenarea și îmbunătățirea sistemelor de analiză automată, fără posibilitatea identificării persoanelor sau asociațiilor.
Drepturile tale (GDPR):
Acces · Rectificare · Ștergere (cu limitele legale) · Restricționare · Portabilitate · Opoziție
Plângeri: Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal — www.dataprotection.ro
Prin înregistrarea în platformă, utilizatorul confirmă că a citit și înțeles prezenta politică de confidențialitate.
Ce date colectăm:
• Datele de identificare ale administratorului (nume, email, telefon, CUI asociație)
• Documentele financiare încărcate (liste de plată, facturi, extrase bancare)
• Date tehnice de utilizare (IP, browser, sesiuni de acces)
Temeiul legal:
Prelucrarea se bazează pe executarea contractului (Art. 6(1)(b) GDPR) și interesul legitim (Art. 6(1)(f) GDPR) pentru îmbunătățirea serviciilor.
Durata stocării:
Datele financiare sunt păstrate 5 ani conform obligațiilor legale contabile (Legea 82/1991). Pe durata acestui termen, dreptul la ștergere nu poate fi exercitat față de datele cu relevanță juridică.
Utilizarea datelor pentru AI:
VoSmart poate utiliza datele în formă strict anonimizată și agregată pentru antrenarea și îmbunătățirea sistemelor de analiză automată, fără posibilitatea identificării persoanelor sau asociațiilor.
Drepturile tale (GDPR):
Acces · Rectificare · Ștergere (cu limitele legale) · Restricționare · Portabilitate · Opoziție
Plângeri: Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal — www.dataprotection.ro
Prin înregistrarea în platformă, utilizatorul confirmă că a citit și înțeles prezenta politică de confidențialitate.
8📜↓
Termeni și condiții de utilizare
Regulile de utilizare a platformei VoSmart Cenzorat
1. Acceptarea termenilor
Utilizarea platformei constituie acceptul expres și necondiționat al prezentelor termeni. Dacă nu ești de acord, nu poți utiliza serviciile VoSmart Cenzorat.
2. Responsabilitatea utilizatorului
Utilizatorul garantează că documentele încărcate sunt autentice, complete și conforme cu realitatea. VoSmart nu verifică autenticitatea documentelor originale și nu răspunde pentru consecințele unor documente false, incomplete sau eronate furnizate de utilizator.
3. Natura serviciului
Analiza AI este un instrument de sprijin. Raportul final este verificat și asumat de cenzorul autorizat VoSmart. Utilizatorul nu poate utiliza rapoartele în afara scopului pentru care au fost emise și nu le poate prezenta terților ca propria lucrare.
4. Limitarea răspunderii
Răspunderea totală a VoSmart Cenzorat față de utilizator, indiferent de cauză, este limitată la valoarea abonamentului achitat în ultima lună calendaristică. VoSmart nu răspunde pentru daune indirecte, pierderi de profit, amenzi sau sancțiuni aplicate asociației din motive neimputabile VoSmart.
5. Disponibilitatea serviciului
VoSmart va depune diligențe rezonabile pentru disponibilitatea platformei, fără a garanta funcționarea neîntreruptă. Întreruperile planificate, forța majoră sau defecțiunile furnizorilor de infrastructură cloud nu constituie culpa VoSmart și nu dau dreptul la despăgubiri.
6. Modificarea serviciului și a prețurilor
VoSmart poate modifica funcționalitățile platformei oricând. Modificările de preț se comunică cu 30 de zile preaviz prin email. Continuarea utilizării după data comunicată constituie acceptul noilor tarife.
7. Suspendarea și rezilierea
VoSmart poate suspenda sau închide contul imediat, fără preaviz și fără restituirea abonamentului, în cazul: utilizării frauduloase, încălcării termenilor, neplății sau la cererea autorităților competente.
8. Proprietatea intelectuală
Platforma, interfața, algoritmii și metodologia de analiză sunt proprietatea exclusivă a VoSmart Cenzorat. Utilizatorul primește o licență limitată, netransferabilă și revocabilă de utilizare pe durata abonamentului.
9. Legea aplicabilă și jurisdicția
Prezentele termeni sunt guvernate de legea română. Orice litigiu va fi soluționat de instanțele judecătorești competente din România, la sediul VoSmart Cenzorat.
Data ultimei actualizări: Iunie 2026
Utilizarea platformei constituie acceptul expres și necondiționat al prezentelor termeni. Dacă nu ești de acord, nu poți utiliza serviciile VoSmart Cenzorat.
2. Responsabilitatea utilizatorului
Utilizatorul garantează că documentele încărcate sunt autentice, complete și conforme cu realitatea. VoSmart nu verifică autenticitatea documentelor originale și nu răspunde pentru consecințele unor documente false, incomplete sau eronate furnizate de utilizator.
3. Natura serviciului
Analiza AI este un instrument de sprijin. Raportul final este verificat și asumat de cenzorul autorizat VoSmart. Utilizatorul nu poate utiliza rapoartele în afara scopului pentru care au fost emise și nu le poate prezenta terților ca propria lucrare.
4. Limitarea răspunderii
Răspunderea totală a VoSmart Cenzorat față de utilizator, indiferent de cauză, este limitată la valoarea abonamentului achitat în ultima lună calendaristică. VoSmart nu răspunde pentru daune indirecte, pierderi de profit, amenzi sau sancțiuni aplicate asociației din motive neimputabile VoSmart.
5. Disponibilitatea serviciului
VoSmart va depune diligențe rezonabile pentru disponibilitatea platformei, fără a garanta funcționarea neîntreruptă. Întreruperile planificate, forța majoră sau defecțiunile furnizorilor de infrastructură cloud nu constituie culpa VoSmart și nu dau dreptul la despăgubiri.
6. Modificarea serviciului și a prețurilor
VoSmart poate modifica funcționalitățile platformei oricând. Modificările de preț se comunică cu 30 de zile preaviz prin email. Continuarea utilizării după data comunicată constituie acceptul noilor tarife.
7. Suspendarea și rezilierea
VoSmart poate suspenda sau închide contul imediat, fără preaviz și fără restituirea abonamentului, în cazul: utilizării frauduloase, încălcării termenilor, neplății sau la cererea autorităților competente.
8. Proprietatea intelectuală
Platforma, interfața, algoritmii și metodologia de analiză sunt proprietatea exclusivă a VoSmart Cenzorat. Utilizatorul primește o licență limitată, netransferabilă și revocabilă de utilizare pe durata abonamentului.
9. Legea aplicabilă și jurisdicția
Prezentele termeni sunt guvernate de legea română. Orice litigiu va fi soluționat de instanțele judecătorești competente din România, la sediul VoSmart Cenzorat.
Data ultimei actualizări: Iunie 2026
6💳↓
Abonamente și upgrade
Pachete disponibile și cum faci upgrade
Pachete disponibile:
Trial — 1 dosar · 5 documente/dosar — Gratuit
Starter — 10 dosare · 30 documente/dosar — 350 lei/lună
Business — 25 dosare · 30 documente/dosar — 720 lei/lună
Professional — 50 dosare · 30 documente/dosar — 1.390 lei/lună
Enterprise — 50+ dosare · 30 documente/dosar — preț personalizat
Suplimentare disponibile:
• Dosar suplimentar (30 documente incluse) — 40 lei/dosar
• Document suplimentar (peste limita dosarului) — 1,3 lei/document
Cum faci upgrade:
1. Intră în Dashboard → Abonament
2. Apasă "Activează abonamentul"
3. Completează datele cardului — plata e securizată prin Stripe
Pentru suplimentare sau Enterprise contactează: office@vosmart.ro
Trial — 1 dosar · 5 documente/dosar — Gratuit
Starter — 10 dosare · 30 documente/dosar — 350 lei/lună
Business — 25 dosare · 30 documente/dosar — 720 lei/lună
Professional — 50 dosare · 30 documente/dosar — 1.390 lei/lună
Enterprise — 50+ dosare · 30 documente/dosar — preț personalizat
Suplimentare disponibile:
• Dosar suplimentar (30 documente incluse) — 40 lei/dosar
• Document suplimentar (peste limita dosarului) — 1,3 lei/document
Cum faci upgrade:
1. Intră în Dashboard → Abonament
2. Apasă "Activează abonamentul"
3. Completează datele cardului — plata e securizată prin Stripe
Pentru suplimentare sau Enterprise contactează: office@vosmart.ro
🚀
Gata să începi?
Contul trial este gratuit, fără card bancar.