Model de hotărâre pentru numirea cenzorului de bloc în adunarea generală

Cum numești un cenzor de bloc: răspunsul pe scurt

Cenzorul de bloc se numește prin hotărârea adunării generale a asociației de proprietari, iar punctul trebuie scris explicit pe ordinea de zi din convocator. Hotărârea trebuie să spună cine este cenzorul, pe ce perioadă, ce are de verificat și în ce condiții este plătit. Mai jos găsești un model orientativ de hotărâre și pașii prin care o asociație ajunge de la „avem nevoie de cenzor” la un contract semnat.

VoSmart este o firmă de cenzorat cu AI din București, care verifică gestiunea asociațiilor de proprietari din toată România. VoSmart face exclusiv cenzorat, nu administrare. Articolul este util indiferent de varianta aleasă: un vecin, o persoană din afara asociației sau o firmă de servicii de cenzorat.

Ce este un cenzor de bloc

Cenzorul de bloc este persoana sau firma care verifică, independent de administrator, gestiunea financiar-contabilă a asociației și prezintă adunării generale un raport. Independența este esența funcției: cel care controlează banii nu poate fi cel care îi administrează. Detaliile despre rol sunt în ce este cenzoratul asociațiilor de proprietari, iar obligațiile pe larg în cenzorat blocuri: obligațiile legale.

Legea 196/2018 stabilește cine poate fi cenzor și ce atribuții are. Înainte de adunare, citește textul actual pe legislatie.just.ro, pentru că legea poate fi modificată, și nu te baza pe un model găsit online fără să-l compari cu ea.

Pașii de contractare, de la nevoie la contract

1. Comitetul executiv constată nevoia și consemnează de când nu există cenzor sau când expiră mandatul curent.
2. Se strâng variante: un proprietar cu pregătire economică sau juridică, o persoană din afara asociației sau o firmă. Comparația este în firmă de cenzorat vs cenzor individual.
3. Se cer oferte comparabile, pe aceleași puncte. Folosește modelul de cerere de ofertă.
4. Se verifică ofertantul: calificarea cerută de lege, un exemplu de raport, lipsa conflictului de interese. Criteriile sunt în cum alegi firma de cenzorat.
5. Se convoacă adunarea generală, cu punctul „numirea cenzorului” pe ordinea de zi.
6. Adunarea votează și hotărârea se trece în procesul-verbal.
7. Se semnează contractul, cu clauzele din contract cu o firmă de cenzorat.

Model orientativ de hotărâre

Textul de mai jos este un model orientativ, nu un document juridic validat. Adaptează-l la statutul asociației și, la nevoie, cere o verificare juridică.

HOTĂRÂRE nr. ___ / ..______ a Adunării Generale a Asociației de Proprietari ______________, adresa ______________

Adunarea generală, întrunită în data de ..______, cu participarea proprietarilor reprezentând ___ % din totalul cotelor-părți / ___ voturi din ___ (cvorum conform legii și statutului), a hotărât:

Art. 1. Se numește în funcția de cenzor al asociației ______________ (nume și prenume / denumire firmă, CUI), pentru perioada ..______ – ..______.

Art. 2. Cenzorul verifică gestiunea financiar-contabilă a asociației, execuția bugetului, casa și contul bancar, listele de întreținere, fondurile și contractele cu furnizorii, în limitele atribuțiilor prevăzute de lege, și prezintă adunării generale un raport anual.

Art. 3. Remunerația cenzorului este de ______ lei / lună (sau ______ lei / an), conform contractului anexat, și se înscrie în bugetul de venituri și cheltuieli.

Art. 4. Se împuternicește președintele asociației să semneze contractul de prestări servicii în numele asociației, în limitele prezentei hotărâri.

Art. 5. Se stabilește verificarea retroactivă a perioadei ..______ – ..______ (dacă este cazul).

Votat: pentru ___, împotrivă ___, abțineri ___. Președinte / Secretar: ______________

Ce nu pui în hotărâre

• Nu pui sume de bani care nu apar în buget sau în contract.
• Nu numești drept cenzor pe administratorul sau pe un membru al comitetului executiv: funcția presupune independență.
• Nu lași mandatul nelimitat în timp, fără dată de încheiere sau mecanism de evaluare.

Ce verifici înainte de vot

Dacă votul privește o firmă, cere în scris, înainte de adunare:

• datele de identificare ale firmei și domeniul de activitate;
• numele persoanei care semnează efectiv rapoartele;
• un exemplu de raport anonimizat, ca să vezi ce primești; vezi modelul complet de raport de cenzor;
• lista documentelor pe care le va cere administratorului, comparată cu documentele verificate de cenzor;
• rolul AI în proces, dacă firma folosește așa ceva: ce face automat și cine validează concluziile.

Dacă prestatorul spune că are un expert CECCAR, verifică persoana în tabloul public de pe ceccar.ro. Legea nu cere CECCAR; explicația completă este în cenzor cu CECCAR sau fără.

Ce faci după vot

1. Anexezi hotărârea la procesul-verbal și o afișezi conform procedurii asociației.
2. Semnezi contractul și păstrezi o copie în dosarul asociației.
3. Predai cenzorului documentele inițiale: statut, buget, extrase, registre, contracte.
4. Fixezi calendarul verificărilor pentru anul în curs.
5. Notezi în dosar data de încheiere a mandatului și momentul reevaluării.

Pentru pregătirea adunării din partea administratorului există un ghid separat al unei firme de administrare, DecoImob: adunarea generală, ce pregătește administratorul, iar pentru procesul-verbal, modelul de proces-verbal de adunare generală. DecoImob este firmă separată de administrare imobile, independentă de cenzorat.

Întrebări frecvente

Cine numește cenzorul unui bloc? Adunarea generală a asociației de proprietari, prin vot, la propunerea comitetului executiv sau a proprietarilor. Punctul trebuie scris pe ordinea de zi din convocator.

Poate fi administratorul și cenzor la aceeași asociație? Nu. Cenzorul controlează gestiunea administratorului, deci cele două funcții nu pot fi cumulate. Independența este condiția care dă valoare raportului.

Trebuie ca hotărârea să conțină și suma plătită cenzorului? Este recomandat. Suma sau modul de calcul trebuie să apară în hotărâre și în contract, iar costul să fie prevăzut în bugetul asociației, ca proprietarii să știe ce votează.

Pot numi cenzorul fără ofertă de la mai multe firme? Legea nu cere neapărat mai multe oferte, dar compararea a cel puțin două pe aceleași puncte protejează asociația și ajută la justificarea alegerii în fața proprietarilor.

Este modelul de hotărâre valabil juridic? Este orientativ. Formularea finală depinde de statutul asociației, de cvorumul cerut și de legislația în vigoare; la nevoie, cere o verificare juridică.

Resurse înrudite

Pentru situații în care asociația caută o soluție completă, vezi firmă de cenzorat, cenzorat asociații și cenzorat CECCAR. SpokAdmin explică, din partea software-ului de administrare, bugetul anual al asociației, unde se înscrie și costul cenzorului.

Pentru facturare online ai SpokInvoice (cont gratuit de testare, fără card), iar VoSmart face parte din ecosistemul SpokApp.