Model de proces-verbal pentru verificarea fondului de reparații al asociației

Procesul-verbal de verificare a fondului de reparații este documentul în care cenzorul consemnează, într-o singură pagină-două, ce a controlat la acest fond, ce a găsit și ce recomandă. Se întocmește după fiecare verificare și intră, pe scurt, în raportul de cenzor prezentat adunării generale. Mai jos găsești un model orientativ, gata de adaptat, și explicația fiecărui punct.

Modelul este făcut pentru un raport de cenzor pentru asociația de proprietari care vrea ca fondul de reparații să fie urmărit separat de restul banilor. Nu înlocuiește consultarea legii și a hotărârilor adunării generale: fiecare asociație are propriile reguli aprobate, iar cenzorul trebuie să pornească de la ele.

Ce este fondul de reparații și de ce are nevoie de verificare separată

Fondul de reparații este suma pe care proprietarii o strâng, prin hotărârea adunării generale, pentru lucrări la părțile comune ale clădirii: acoperiș, instalații, fațadă, lift, scări. Spre deosebire de cheltuielile lunare, banii din acest fond se adună pe luni și ani, iar sumele pot ajunge mari.

De aceea cenzorul îl verifică separat. Două riscuri apar des: banii din fond sunt folosiți, fără hotărâre, pentru cheltuieli curente, sau încasările nu pot fi reconciliate cu sumele cerute proprietarilor. Diferența față de fondul de rulment este explicată în articolul despre verificarea fondului de rulment de către cenzor.

Ce trebuie să existe înainte de verificare

Cenzorul nu poate semna un proces-verbal fără documente. Cere de la administrator, în scris, următorul pachet (modelul de cerere îl găsești în solicitarea de documente a cenzorului către administrator):

1. hotărârea adunării generale care stabilește cota de contribuție la fondul de reparații;
2. extrasele de cont pentru perioada verificată, inclusiv contul în care se păstrează fondul;
3. evidența încasărilor pe apartamente (cine a plătit cât și când);
4. contractele, devizele și facturile pentru lucrările finanțate din fond;
5. procesele-verbale de recepție a lucrărilor;
6. situația restanțelor la contribuția pentru fond.

Modelul orientativ de proces-verbal

MODEL ORIENTATIV — de adaptat la hotărârile și documentele fiecărei asociații

PROCES-VERBAL de verificare a fondului de reparații Asociația de proprietari: ______________ Adresa: ______________ Perioada verificată: de la ____ până la ____ Data verificării: ____ Locul: ____ Cenzor / firmă de cenzorat: ______________ Prezent din partea asociației (administrator / președinte): ______________

1. Documente primite: (bifați) ☐ hotărâre AG privind fondul ☐ extrase de cont ☐ evidența încasărilor pe apartamente ☐ facturi și contracte de lucrări ☐ procese-verbale de recepție ☐ situația restanțelor

2. Constatări: a) Fondul este ținut într-un cont separat: ☐ da ☐ nu b) Soldul inițial la începutul perioadei: ____ lei. Soldul final: ____ lei. Soldul din extras la data verificării: ____ lei. Diferența dintre evidență și extras: ____ lei. c) Cota de contribuție aplicată corespunde hotărârii AG: ☐ da ☐ nu d) Încasări în perioadă: ____ lei. Apartamente cu restanțe: ____ . Total restanțe: ____ lei. e) Plăți din fond în perioadă: ____ lei. Fiecare plată are factură, contract și hotărâre AG sau decizie a comitetului: ☐ da ☐ nu (se enumeră excepțiile) f) Lucrările plătite au proces-verbal de recepție: ☐ da ☐ nu g) Au existat transferuri din fond spre alte conturi? ☐ nu ☐ da, în sumă de ____ lei, restituite la data ____

3. Concluzie: ☐ evidența fondului este corectă ☐ evidența este corectă cu observațiile de mai jos ☐ nu a putut fi confirmată pentru motivele de mai jos

4. Recomandări și termene: ______________

Cenzor: ______________ Administrator: ______________ (semnături)

Cum completezi fiecare secțiune

Contul separat și soldurile

Primul control este cel mai simplu: soldul din evidență trebuie să fie egal cu soldul din extrasul de cont. Dacă fondul este amestecat cu banii curenți, procesul-verbal consemnează acest lucru, chiar dacă diferența este zero. Metoda de reconciliere este detaliată în articolul despre cum verifică cenzorul contul bancar al asociației.

Încasările pe apartamente

Cenzorul compară suma cerută fiecărui apartament cu cota din hotărârea adunării generale, apoi cu ce a fost plătit efectiv. Rezultatul se trece la restanțe. Cenzorul nu stabilește penalități și nu cere plata: consemnează situația, iar acțiunea de recuperare aparține comitetului.

Plățile din fond

Aici se pierd cel mai ușor bani și încredere. O plată din fond are sens numai dacă se leagă de o lucrare aprobată: hotărâre, contract, factură, recepție. Dacă lipsește oricare piesă, procesul-verbal o spune concret: „factura nr. X din data Y nu are proces-verbal de recepție”. Formulările vagi, de tipul „există neconcordanțe”, nu ajută pe nimeni.

Concluzia

Concluzia are trei trepte, ca în model. Un cenzor care bifează întotdeauna prima treaptă fără să fi văzut extrasele nu face control. Dacă documentele nu au fost puse la dispoziție, varianta corectă este a treia: „nu a putut fi confirmată”, cu motivul scris.

Cum se leagă procesul-verbal de raportul către adunarea generală

Procesul-verbal rămâne la dosarul asociației. Din el se preia, în raportul anual, un paragraf: soldul fondului, încasările, plățile, restanțele și recomandările. Structura raportului este în modelul complet de raport de cenzor, iar forma procesului-verbal general este în articolul despre procesul-verbal al cenzorului.

Un proces-verbal bun nu este lung. Este datat, semnat, cu cifre și cu fiecare observație legată de un document care poate fi arătat unui proprietar care întreabă.

Cine poate face verificarea

Verificarea fondului de reparații face parte din controlul financiar al asociației. O face cenzorul ales de adunarea generală, persoană fizică sau firmă. VoSmart este o firmă de cenzorat cu AI din București care verifică gestiunea asociațiilor de proprietari din toată România: compară automat extrasele cu evidența, iar un cenzor uman semnează concluzia. Detalii despre ce primește o asociație găsești la cenzorat asociații, iar pentru o privire de ansamblu, la servicii de cenzorat.

Întrebări frecvente

Cât de des se verifică fondul de reparații? Cel puțin la fiecare verificare periodică a cenzorului (de regulă trimestrial) și anual, pentru raportul către adunarea generală. Dacă fondul crește sau se pornesc lucrări, o verificare suplimentară ține evidența curată.

Poate cenzorul să oprească o plată din fondul de reparații? Nu. Cenzorul verifică și semnalează; nu execută plăți și nu le blochează. Dacă observă o plată nejustificată, o consemnează în procesul-verbal și o raportează comitetului și adunării generale.

Ce fac dacă administratorul nu pune la dispoziție documentele? Cenzorul cere documentele în scris, cu termen, și consemnează refuzul sau întârzierea în procesul-verbal. Concluzia devine „nu a putut fi confirmată”, iar situația se raportează adunării generale.

Este obligatoriu acest model de proces-verbal? Nu. Este un model orientativ. Important este ca documentul să conțină perioada, documentele verificate, constatările cu cifre, concluzia și semnăturile, adaptate hotărârilor asociației.

Fondul de reparații și fondul de rulment se verifică împreună? Se verifică separat, pe conturi și proceduri diferite, apoi se prezintă împreună în același raport al cenzorului.

Resurse din ecosistem

Pentru partea de administrare a fondului, cum se scoate din listă o factură plătită din fond, vezi ghidul SpokAdmin despre facturile plătite din fondul de reparații și articolul despre fondul de reparații al asociației. Administrarea zilnică este un serviciu separat, oferit de firme precum DecoImob: cenzorul verifică administratorul, deci nu sunt aceeași firmă. Pentru facturare online, SpokInvoice are cont gratuit de testare, fără card. VoSmart face parte din ecosistemul SpokApp.